Abmahnung im Arbeitsrecht – Voraussetzungen, Folgen und Gegenwehr

Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist die Beanstandung eines konkreten vertragswidrigen Verhaltens durch den Arbeitgeber, verbunden mit der Aufforderung, dieses Verhalten künftig zu unterlassen beziehungsweise die arbeitsvertraglichen Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen.

Zugleich wird dem Arbeitnehmer deutlich gemacht, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen können.

Eine wirksame Abmahnung erfüllt damit im Wesentlichen drei Funktionen:

Dokumentationsfunktion: Das beanstandete Verhalten wird konkret beschrieben.

Rügefunktion: Der Arbeitgeber macht deutlich, dass er dieses Verhalten als Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten ansieht.

Warnfunktion: Dem Arbeitnehmer wird vor Augen geführt, dass bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sein kann.

Fehlt insbesondere die erforderliche Warnfunktion, kann es sich statt einer Abmahnung lediglich um eine Ermahnung handeln.

Damit eine Abmahnung ihre arbeitsrechtliche Funktion erfüllen kann, müssen bestimmte Voraussetzungen vorliegen.

Der Arbeitgeber muss den beanstandeten Sachverhalt möglichst genau beschreiben.

Hierzu gehören insbesondere Angaben dazu, wann und wodurch der Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt haben soll.

Pauschale Vorwürfe wie „mangelnde Arbeitsleistung“, „unzuverlässiges Verhalten“ oder „ständige Unpünktlichkeit“ reichen ohne hinreichende Konkretisierung regelmäßig nicht aus.

Eine Abmahnung setzt grundsätzlich voraus, dass der Arbeitnehmer gegen eine arbeitsvertragliche Pflicht verstoßen hat.

Ist der erhobene Vorwurf unzutreffend oder stellt das beanstandete Verhalten keine Pflichtverletzung dar, kann die Abmahnung unberechtigt sein.

Der Arbeitnehmer muss erkennen können, welches Verhalten künftig von ihm erwartet wird.

Die Abmahnung muss regelmäßig erkennen lassen, dass bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung weitergehende arbeitsrechtliche Maßnahmen bis hin zur Kündigung drohen.

Eine bestimmte Formulierung ist nicht zwingend erforderlich. Entscheidend ist, dass die Warnung eindeutig erkennbar ist.

Nein.

Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist grundsätzlich nicht an eine bestimmte Form gebunden.

Sie kann daher auch mündlich ausgesprochen werden.

Aus Gründen der Beweissicherung ist es für Arbeitgeber jedoch regelmäßig sinnvoll, eine Abmahnung schriftlich zu formulieren.

Für Arbeitnehmer ist eine schriftliche Abmahnung ebenfalls von Bedeutung, weil sich anhand des konkreten Wortlauts prüfen lässt, ob die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Nein.

Eine Abmahnung ist nicht vor jeder Kündigung erforderlich.

Bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist eine vorherige einschlägige Abmahnung allerdings regelmäßig notwendig, wenn davon auszugehen ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten nach einer entsprechenden Warnung ändern kann.

Dies folgt insbesondere aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit.

Eine Kündigung soll grundsätzlich erst dann ausgesprochen werden, wenn mildere geeignete Mittel nicht ausreichen.

Bei besonders schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann eine Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich sein.

Dies kommt beispielsweise in Betracht, wenn bereits eine erstmalige Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass eine Hinnahme durch den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen ist und der Arbeitnehmer dies erkennen musste.

Auch wenn eine Verhaltensänderung trotz Abmahnung nicht zu erwarten ist, kann eine vorherige Warnung entbehrlich sein.

Ob eine Kündigung ohne Abmahnung zulässig ist, muss jedoch stets anhand der konkreten Umstände beurteilt werden.

Entgegen einer weitverbreiteten Vorstellung muss ein Arbeitgeber nicht grundsätzlich drei Abmahnungen aussprechen, bevor er kündigen darf.

Eine solche allgemeine gesetzliche Regel existiert nicht.

Je nach Art und Schwere des Pflichtverstoßes kann bereits eine einschlägige Abmahnung ausreichen, um bei einem erneuten vergleichbaren Fehlverhalten eine verhaltensbedingte Kündigung zu ermöglichen.

Umgekehrt kann auch nach mehreren Abmahnungen eine Kündigung unwirksam sein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen nicht vorliegen.

Entscheidend ist insbesondere, ob die vorherige Abmahnung geeignet war, den Arbeitnehmer vor den Folgen eines erneuten Pflichtverstoßes zu warnen.

Wiederholtes unentschuldigtes Zuspätkommen kann eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten darstellen.

Eine Abmahnung kann in solchen Fällen grundsätzlich zulässig sein.

Allerdings muss der Arbeitgeber das beanstandete Verhalten konkret benennen.

Außerdem ist zu prüfen, ob das Zuspätkommen dem Arbeitnehmer vorwerfbar war und welche Umstände zu berücksichtigen sind.

Nicht jede geringfügige Verspätung rechtfertigt automatisch eine spätere Kündigung.

Eine ordnungsgemäß bestehende Arbeitsunfähigkeit stellt für sich genommen keine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung dar.

Ein Arbeitnehmer darf daher nicht allein deshalb abgemahnt werden, weil er krankheitsbedingt seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann.

Anders kann es sich verhalten, wenn der Arbeitnehmer gegen seine Anzeige- oder Nachweispflichten im Zusammenhang mit einer Arbeitsunfähigkeit verstößt.

Beispielsweise kann die verspätete Mitteilung einer Arbeitsunfähigkeit unter bestimmten Voraussetzungen eine Abmahnung rechtfertigen.

Dabei sind jedoch stets die gesetzlichen und vertraglichen Pflichten sowie die Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen.

Auch eine unzureichende Arbeitsleistung kann unter bestimmten Voraussetzungen Gegenstand einer Abmahnung sein.

Allerdings ist zwischen einer vorwerfbaren Pflichtverletzung und einer fehlenden Leistungsfähigkeit zu unterscheiden.

Ein Arbeitnehmer schuldet grundsätzlich die Erbringung seiner Arbeitsleistung unter angemessener Ausschöpfung seiner persönlichen Leistungsfähigkeit.

Nicht jede unterdurchschnittliche Leistung stellt daher automatisch eine abmahnfähige Pflichtverletzung dar.

Eine Abmahnung kommt insbesondere dann in Betracht, wenn ein steuerbares und vorwerfbares Fehlverhalten vorliegt.

Wer eine Abmahnung erhält, sollte zunächst Ruhe bewahren und den Inhalt sorgfältig prüfen.

Nicht jede Abmahnung erfordert eine sofortige gerichtliche Auseinandersetzung.

Welche Reaktion sinnvoll ist, hängt von der Berechtigung der Vorwürfe, der weiteren Entwicklung des Arbeitsverhältnisses und den persönlichen Interessen des Arbeitnehmers ab.

Zunächst sollte geklärt werden, ob der beanstandete Sachverhalt zutrifft und ob tatsächlich eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung vorliegt.

Darüber hinaus ist zu prüfen, ob die Abmahnung hinreichend konkret formuliert ist und die erforderliche Warnfunktion erfüllt.

Arbeitnehmer können verlangen, dass eine eigene Erklärung zum Inhalt der Personalakte genommen wird.

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG sind Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte auf sein Verlangen beizufügen.

Eine sachlich formulierte Gegendarstellung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn der Arbeitnehmer die Vorwürfe bestreitet oder wesentliche Umstände aus seiner Sicht unzutreffend dargestellt werden.

Ist eine Abmahnung unberechtigt, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte bestehen.

Dies kommt insbesondere in Betracht, wenn die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, das beanstandete Verhalten keine Pflichtverletzung darstellt oder die Abmahnung unverhältnismäßig ist.

Verweigert der Arbeitgeber die Entfernung einer unberechtigten Abmahnung, kann der Arbeitnehmer seinen Anspruch gegebenenfalls vor dem Arbeitsgericht geltend machen.

Ob dies bereits während des laufenden Arbeitsverhältnisses zweckmäßig ist, sollte jedoch sorgfältig abgewogen werden.

Ein Arbeitnehmer ist grundsätzlich nicht verpflichtet, durch seine Unterschrift die inhaltliche Richtigkeit einer Abmahnung anzuerkennen.

Arbeitgeber bitten häufig um eine Empfangsbestätigung.

Dabei ist zwischen der bloßen Bestätigung des Erhalts und einer Erklärung zu unterscheiden, mit der der Arbeitnehmer die erhobenen Vorwürfe ausdrücklich anerkennt.

Eine Empfangsbestätigung bedeutet nicht automatisch, dass die Abmahnung inhaltlich akzeptiert wird.

Arbeitnehmer sollten jedoch vor einer Unterschrift genau prüfen, welche Erklärung sie abgeben.

Für die gerichtliche Geltendmachung eines Anspruchs auf Entfernung einer Abmahnung besteht grundsätzlich keine allgemeine gesetzliche Dreiwochenfrist wie bei einer Kündigungsschutzklage.

Dennoch kann es sinnvoll sein, zeitnah auf eine unberechtigte Abmahnung zu reagieren.

Mit zunehmendem Zeitablauf können sich beispielsweise Beweisschwierigkeiten ergeben.

Außerdem können tarifvertragliche oder vertragliche Besonderheiten sowie die konkreten Umstände des Einzelfalls eine Rolle spielen.

Eine pauschale Empfehlung, stets sofort Klage zu erheben, wäre allerdings nicht sachgerecht.

Ein Anspruch auf Entfernung kann insbesondere bestehen, wenn die Abmahnung von Anfang an unberechtigt war.

Darüber hinaus kann eine ursprünglich berechtigte Abmahnung im Laufe der Zeit ihre Bedeutung verlieren.

Eine automatische Löschung nach zwei oder drei Jahren ist gesetzlich jedoch nicht vorgesehen.

Ob eine Abmahnung nach längerer Zeit entfernt werden muss, hängt insbesondere davon ab, ob der Arbeitgeber noch ein berechtigtes Interesse an ihrer Aufbewahrung hat.

Dabei können die Art und Schwere des Pflichtverstoßes sowie das Verhalten des Arbeitnehmers seit der Abmahnung eine Rolle spielen.

Für Arbeitgeber ist die Abmahnung ein wichtiges arbeitsrechtliches Instrument, um auf Pflichtverletzungen zu reagieren und auf eine künftige Vertragstreue hinzuwirken.

Eine fehlerhaft formulierte Abmahnung kann jedoch erhebliche rechtliche Nachteile verursachen.

Insbesondere kann sie im späteren Kündigungsschutzverfahren ihre erforderliche Warnfunktion nicht erfüllen oder aufgrund unzutreffender Vorwürfe rechtlich angreifbar sein.

Arbeitgeber sollten deshalb darauf achten, dass der beanstandete Sachverhalt sorgfältig aufgeklärt und die Abmahnung konkret, sachlich und rechtlich zutreffend formuliert wird.

Zudem ist zu prüfen, ob eine Abmahnung im jeweiligen Fall das geeignete arbeitsrechtliche Mittel darstellt.

Nicht jede Pflichtverletzung rechtfertigt dieselbe Reaktion.

Eine Abmahnung kann im Zusammenhang mit einer späteren verhaltensbedingten Kündigung erhebliche Bedeutung erlangen.

Kommt es nach einer einschlägigen Abmahnung erneut zu einer vergleichbaren Pflichtverletzung, kann dies unter bestimmten Voraussetzungen eine Kündigung rechtfertigen.

Allerdings führt auch eine wirksame Abmahnung nicht automatisch dazu, dass eine spätere Kündigung rechtmäßig ist.

Vielmehr müssen sämtliche Voraussetzungen der jeweiligen Kündigung geprüft werden.

Hierzu gehören insbesondere die rechtliche Bewertung des erneuten Pflichtverstoßes, die Verhältnismäßigkeit der Kündigung und gegebenenfalls die erforderliche Interessenabwägung.

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Schwerpunktseite „Kündigung & Kündigungsschutz“.

Kündigung und Kündigungsschutz – Ihre Rechte nach einer Kündigung →

Eine Abmahnung sollte weder vorschnell akzeptiert noch ohne sorgfältige Prüfung zum Anlass einer arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzung genommen werden.

Entscheidend ist, die rechtliche Ausgangslage realistisch zu bewerten und eine geeignete Strategie zu entwickeln.

Als Fachanwalt für Arbeitsrecht berate und vertrete ich Arbeitnehmer bei der Prüfung von Abmahnungen, der Formulierung von Gegendarstellungen und der Durchsetzung möglicher Entfernungsansprüche.

Arbeitgeber unterstütze ich bei der rechtssicheren Formulierung von Abmahnungen und der Auswahl geeigneter arbeitsrechtlicher Maßnahmen.

Dabei lege ich besonderen Wert auf eine verständliche rechtliche Einschätzung, eine sachgerechte Vorgehensweise und die engagierte Wahrnehmung Ihrer Interessen.

Rechtsanwalt Torsten Gilles – Fachanwalt für Arbeitsrecht in Kaiserslautern

Kompetent, engagiert und an Ihrer Seite.

Sie haben eine Abmahnung erhalten oder möchten als Arbeitgeber eine rechtssichere Abmahnung formulieren lassen?

Nehmen Sie gerne Kontakt mit meiner Kanzlei auf, damit wir die rechtliche Ausgangssituation und die bestehenden Handlungsmöglichkeiten besprechen können.